Newsletter Transferkompakt Juli 2016
Thema: Einarbeitung von neuem Personal.

Viele Bildungs- und Migrationsbüros in Landkreisen und kreisfreien Städten sehen sich mit den aktuellen gesellschaftlichen Herausforderungen konfrontiert: neue Migration, demografischer Wandel und ständiger Wechsel der Schullandschaft … Von Bund, Ländern, Stiftungen und Kommunen wurden zahlreiche Programme entwickelt, um die Neueinstellungen von qualifiziertem Personal zu ermöglichen. In Niedersachsen wurde 13 Kommunen eine Zuwendung für das Programm „Bildung integriert“ erteilt. Insgesamt können hier 26 Personen für die Bereiche Bildungsmonitoring und Bildungsmanagement eingesetzt werden. Das Landesprogramm Bildungsregionen bringt durch die Abordnung von Lehrkräften in jedem Landkreis und jeder kreisfreien Stadt mindestens eine halbe zusätzliche Stelle ein. Und das neue BMBF-Programm „Kommunale Koordinatoren für Neuzugewanderte“ (KoKo) ermöglicht sogar allen 46 Kommunen in Niedersachsen die Einstellung von neuem Personal: Bis zu 52 Neueinstellungen sind niedersachsenweit bei den „KoKos“ potenziell möglich. Der kommunale Bildungsbereich in Niedersachsen wird also innerhalb eines kurzen Zeitraums um über 120 Personen größer – und das betrifft nur das geförderte Personal aus den drei Programmen. Darüber hinaus sind noch zahlreiche Einstellungen auf Basis von Eigenmitteln, durch die Förderung anderer Fördervarianten und durch das finanzielle und ideelle Engagement von Stiftungen zu erwarten.

Wie aber können die neuen Personen möglichst reibungslos und motiviert in die neue Arbeitsstelle eingeführt werden? Gerade weil die Anforderungsprofile der Förderprogramme insbesondere auch Neulinge der Kommunalverwaltung in die Kreis- und Rathäuser bringen, muss ein besonderes Augenmerk auf die Einarbeitung gelegt werden. Die Zuständigkeit für die gelingende Einarbeitung liegt dabei immer bei der Kommune selbst. Der Projektträger oder andere korrespondierende Förderprogramme können ihnen jedoch begleitende Unterstützung anbieten.

Tipps und Beispiele aus der Praxis

Schon vor dem Beginn der neuen Personen sollte nicht nur klar sein, wer ihnen gegenüber weisungsbefugt auftreten kann. Insbesondere sollte auch eine erfahrene Person für die Einarbeitung zuständig gemacht werden, sich organisatorisch um den neuen Arbeitsplatz kümmern und vor allem als „Pate/Patin“ der neuen Kollegin/dem neuen Kollegen zur Verfügung stehen. Schwieriger kann sich diese Rollenklärung gelegentlich bei abgeordnetem Personal erweisen, das eigentlich in einem anderen Einstellungsverhältnis steht. Eine Aussprache zwischen der abordnenden und der administrativen Stelle der Kommune ist hier hilfreich. Auch nach internen Umbesetzungen muss allen Beteiligten klar sein, wer in hierarchischer Linie wem gegenüber steht. Organigramme können diese Klarheit schaffen.

 

Bereits vor dem Arbeitsbeginn der neuen Mitarbeitenden sollte zwischen Vorgesetzen, Paten und gegebenenfalls Abordnenden eine Verständigung stattfinden und ein Einarbeitungsplan auch im vielleicht schon vorhandenen Team besprochen werden.

Was sich zunächst plakativ anhört, lässt sich einfach erledigen: Im Rahmen der Antragstellung zur Förderung der Stelle mussten Sie (bzw. die/der Antragschreibende) sich bereits mit den Inhalten und Anforderungen der Stelle beschäftigen. Meist nicht allein, sondern in Abstimmung mit mehreren Stellen sind so Arbeits- und Zeitpläne, inhaltliche Zielstellungen und Handlungsaufträge entwickelt worden. Durch die Unterzeichnung der kommunalen Spitze hat der Antrag ein formales Gewicht und ist im Optimalfall auch mit bereits vorliegenden Zielen kongruent. Sie müssen also für die neuen Personen gar nichts Neues erfinden, sondern nutzen den Antrag und möglicherweise vorliegende vorbereitende Dokumente (Protokolle aus Entwicklungssitzungen zum Antrag, Antragsskizzen etc.), um die Einarbeitung und spätere Tätigkeit des neuen Kollegen/der neuen Kollegin in geregelte Bahnen zu bringen. Auch Richtlinien und Projekt-Nebenbestimmungen gehören zu den Dokumenten, die Sie zur Verfügung stellen sollten.

 

Die Zeit- und Arbeitspläne können Grundlage für individuelle Gespräche zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitenden sein: Auf ihrer Grundlage können Ziele der Organisation laut Antrag mit Wissen, Wünschen und Kompetenzen der Mitarbeitenden abgeglichen und sinnvoll in Einklang gebracht werden.

In einer Checkliste – sofern sie nicht durch Ihre Personalabteilung vorliegt – sollten vorab schon die wichtigsten Inhalte der Einarbeitung geklärt sein. Die Checkliste hilft dabei, wichtige Punkte nicht zu vergessen und gibt „den Neuen“ etwas an die Hand, an dem sie sich orientieren können. Kopien der Checkliste sollten sowohl der neue Mitarbeitende als auch der/die Personalverantwortliche und der Pate/die Patin erhalten. Haken Sie erledigte Punkte gemeinsam ab. Ein ständiger Blick auf die Liste verrät Lücken und lässt das bisher Erfahrene reflektieren. Im Internet sind unter dem Suchbegriff „Checkliste Einführung neuer Mitarbeiter“ zahlreiche Anregungen zu finden – die jedoch immer auf Ihre individuellen Belange angepasst werden müssen.

 

 > Beispiel-Checkliste zum Download

Dabei muss nicht immer der Pate/die Patin oder der/die Vorgesetzte die Vermittlung von Inhalten übernehmen: Vereinbaren Sie für „die Neuen“ schon vor der Einstellung einen Termin bei für den Arbeitsbereich relevanten Personen und bitten Sie diese, von ihrer Arbeit zu berichten. So wird ein umfänglicher Wissensbestand generiert und sofort können auch persönliche Kontakte geknüpft werden, die im späteren Arbeitsprozess hilfreich sind.

 

Beispiel:

Vereinbaren Sie für den neuen Bildungsmonitorer/die neue Bildungsmonitorerin Termine bei der Schulentwicklungs-, der Jugendhilfe-, der Sozial- und der Regionalplanung, sowie mit den Demografiebeauftragten, den Statistiker/-innen, den Datenschutzbeauftragten und weiteren Kolleginnen und Kollegen, die in der kommunalen Verwaltung mit Daten arbeiten. Bitten Sie diese, von ihrer alltäglichen Arbeit zu berichten und sich mit „den Neuen“ über den Inhalt der Vorstellung auszutauschen.

Je eher Mitarbeitende sich als produktives Mitglied ihrer Organisation fühlen, desto besser können sie sich ins Team integrieren. Geben Sie dem neuen Kollegen/der neuen Kollegin schon mit dem ersten Gespräch einen Ausblick auf einen konkreten Arbeitsauftrag, der bis zu einem bestimmten Termin erledigt werden soll. Bieten Sie ihm/ihr immer wieder Unterstützung an und helfen Sie zum Beispiel beim notwendigen Kontaktaufbau. So lernen Sie Ihren neuen Kollegen/Ihre neue Kollegin auch im Arbeitsprozess kennen und können ihn/sie bei der späteren Tätigkeit besser einschätzen. Hilfreich dabei ist auch hier wieder der Antrag für die Förderung der Stelle. Aus ihm lassen sich zahlreiche Hinweise für mögliche Aufgaben entnehmen. Mithilfe dieser kleinen Arbeitsaufträge ermöglichen Sie dem/der neuen Mitarbeitenden einen selbständig leistbaren Arbeitserfolg, der dem Aspekt des „Learning by Doings“ entspricht – ohne komplett allein gelassen zu werden.

 

Beispiele für mögliche erste Arbeitsaufträge:

  • Schreiben Sie einen Artikel für die Hauszeitung/den Newsletter der Kommune mit dem Thema „Gute Gründe für ein kommunales Bildungsmanagement“
  • Suchen Sie nach Bildungsberichten der umliegenden Kommunen und stellen Sie diese gegenüber mit dem Ziel, unseren eigenen Bericht vorzubereiten. Stellen Sie Ihre Recherche in einer Präsentation am ____ vor.

Die Transferagentur Niedersachsen unterstützt Kommunen beim Auf- und Ausbau eines kommunalen Bildungsmanagements. Zwar liegt die Verantwortung für die Einarbeitung bei der Kommune, im Rahmen der Workshops der Transferagentur finden Sie unterstützend für Ihre Mitarbeiter/-innen das passende Angebot, um sich auf die neue Stelle vorzubereiten. Auch der Transferprozess hilft Ihnen, sich strukturiert mit Ihrer Zielstellung im Bereich des kommunalen Bildungsmanagements auseinander zu setzen. In einer Ist-Stand-Analyse zeigen wir Ihnen die aktuelle Ausgangslage auf. Im weiteren Prozess bringen wir Sie mit anderen Kommunen in Kontakt, die Sie als Beispiele für Ihre eigenen Prozesse nutzen können. Gelegenheit zum Austausch bietet auch unsere Website, unter anderem über den Login-Bereich für Kommunen mit Zielvereinbarung, geschützte Seiten für Workshop-Teilnehmende und das Themen-Portal Integration durch Bildung, das in Kürze durch weitere Portale ergänzt wird. 

 

Sprechen Sie uns an - gerne vereinbaren wir einen Begleitprozess, der für Sie und Ihr neues Personal einen Mehrwert bietet. Das Angebot der Transferagentur Niedersachsen ist kostenlos.