Auch wenn ein Bildungsmonitoring primär mit der Zusammenstellung von Sekundärdaten in Verbindung gebracht wird, gibt es Fragestellungen, die von den Kommunen eigene Erhebungen erfordern. Die dabei meist verwendete Methode „Paper-Pencil“ mit klassischen Papierfragebögen bedeutet einen hohen Aufwand – sowohl in der Erstellung als auch beim Rücklauf und der anschließenden Datensammlung und -analyse. Alternativ findet sich im Internet eine Vielzahl von Anbietern, die Online-Befragungs-Tools bereithalten. Dabei müssen neben den Kosten weitere Kriterien beachtet werden, die zu einer Entscheidung für die individuell richtige Lösung führen. Aufbauend auf den Workshop der Transferagentur „Eigene Befragungen erstellen“ listen wir im Folgenden einige dieser Kriterien auf, geben Tipps zu möglichen Ansprechpersonen in der Verwaltung und haben kostenlose bzw. -günstige Tools in einer Übersicht zusammengestellt.

Kriterien für die Auswahl eines geeigneten Tools:

Anzahl der Nutzer
Wenn nicht nur eine Person an der Erstellung von Umfragen (im „Backend“) arbeiten soll, ist darauf zu achten, dass mehrere Mitarbeiter/-innen gleichzeitig einen Zugang zum Online-Tool erhalten können. Hier können dann auch Administrationsrechte bestimmt und diverse individuelle Einstellungen vorgenommen werden.

Datenschutz
Durch die Nutzung von Online-Tools werden die gesammelten und eingegebenen Daten meist auf fremden Servern abgelegt. Hier sollte bereits im Vorfeld einer Toolverwendung geklärt werden, welche Ansprüche an die Datenverarbeitung (Zugriff für Außenstehende, sichere Server) und welche weiteren Voraussetzungen an den Datenschutz angelegt werden.

Datenstandort
Ein großes Augenmerk wird oftmals auf den Standort der Server gelegt. Hier werden EU-Server und US-Server allen anderen Serverstandorten gegenübergestellt. Der transparente Umgang mit dem Datenstandort ist oftmals von hohem Interesse bei der kommunalen Entscheidung für oder gegen ein Online-Tool.

DIN-Normen
Für einige Kommunalverwaltungen spielt es eine große Rolle, ob die verwendete Software bzw. das verwendete Tool den Ansprüchen von Zertifizierungs- und Normierungsstellen entspricht. Zu nennen sind hier zum Beispiel die DIN ISO 20252: 2006 oder die Common Criteria des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI).

Framework
Manchmal ist es sinnvoll und gewünscht, die Befragungen in eine eigene Webseite einzubinden (als „Frame“ – „Rahmen“) und so den Eindruck zu vermitteln, die Umfrage sei integraler Bestandteil der jeweiligen Seite. Ist dies vorgesehen, muss das Befragungstool entsprechende technische Voraussetzungen mitbringen, um in der Darstellung optimiert und passend eingebunden werden zu können.

Backend
Neben der endgültigen Darstellung der Umfrage im Internet – also der Ansicht für den Beantwortenden der Umfrage (dem „Frontend“) – ist für die Entscheidung manchmal auch die Nutzbarkeit des Administrationsbereiches („Backend“) relevant. Gerade bei der Erstellung einer Befragung durch mehrere Personen, die zeitgleich auf das Backend zurückgreifen sollen, ist dieser Punkt nicht zu vernachlässigen.

Kosten
Leider ist nicht unbedingt davon auszugehen, dass eine Online-Umfrage komplett kostenfrei umgesetzt werden kann. Hierzu müssen zahlreiche Kompromisse (Funktionsumfang, Werbung, Datenschutz, Umfragenumfang) eingegangen werden, die insbesondere bei der Nutzung im öffentlichen Sektor problematisch sind. Dennoch sind auch kostenfreie und -günstige Varianten auf dem Markt, die in unterschiedlichsten Paketlösungen angeboten werden.

Responsivität
Gerade in Zeiten des mobilen Internets kann die Frage wichtig sein, wie eine Darstellung auf den kleineren Displays von Smartphones und Tablets realisiert werden kann. Dabei haben sich einige Anbieter auf diese Darstellungsform spezialisiert – auch die Einbindung als Widget („Mini-Anwendung“) wird teilweise angeboten. Gerade bei jungen Zielgruppen oder einer möglichst weiten Verbreitung der Befragung sollte auf die Responsivität geachtet werden.

Werbung
Fast alle kostenfreien Umfrage-Tools werden über Werbung finanziert. Teilweise lässt sich diese durch die Zahlung eines Einmal-Betrages ausschalten. Die Art der Darstellung der Werbung variiert dabei. Ob als Pop-up, als Rahmen um den Fragebogen oder ähnliches - die Entscheidung für oder gegen Werbung in den eigenen Umfragen muss sicherlich bedacht werden.

Wiederholbarkeit
Fast alle Tools bieten an, über eine Registrierung als Nutzer auch später zu jedem Zeitpunkt die eigene Befragung weiterzubearbeiten, erneut zu starten oder zu kopieren und in einer Variation nochmals durchzuführen. Gerade die günstigeren Angebote beinhalten diese Funktion jedoch teilweise nur in eingeschränktem Rahmen oder bei höherem Klick- und Tipp-Aufwand.