Den ersten Impulsvortrag des Fachtages hielt Prof. Dr. Martin Baethge vom Soziologischen Forschungsinstitut an der Georg-Augustin-Universität Göttingen. Er führte drei zentrale Gründe für die erstarkte politische Beachtung der Bildungsberichterstattung während der vergangenen Jahre an: Das neue gesellschaftliche Bewusstsein über die Steuerung von institutionalisierter Bildung nach den großen internationalen Schulvergleichsstudien wie PISA, den Wandel des Bildungspolitik-Verständnis hin zu einer ‚evidence based policy‘ sowie eine starke Dynamik in der kommunalen Bildungslandschaft mit dringlichen Themen wie der Expansion frühkindlicher Bildung, dem Ausbau von Ganztagsschulen und der Bildung für Menschen mit Behinderungen. 

Als entscheidende Gelingensfaktoren für Bildungsberichterstattung nannte er Kontinuität sowie Indikatoren gestützte Berichte, die den gesamten lebenslangen Bildungsweg miteinbeziehen. Bei der Umsetzung gibt es laut Prof. Dr. Baethge zwei Möglichkeiten: entweder durch eine unabhängige verwaltungsexterne Einrichtung oder eine bei der kommunalen Verwaltungsspitze angesiedelte Stabstelle. In beiden Fällen müssten kritische Unabhängigkeit und politische Unterstützung gesichert sein. Diskriminierung und dysfunktionale Konkurrenz zwischen Bildungseinrichtungen sollten vermieden werden.

Den ersten Impulsvortrag des Fachtages hielt Prof. Dr. Martin Baethge vom Soziologischen Forschungsinstitut an der Georg-Augustin-Universität Göttingen. Er führte drei zentrale Gründe für die erstarkte politische Beachtung der Bildungsberichterstattung während der vergangenen Jahre an: Das neue gesellschaftliche Bewusstsein über die Steuerung von institutionalisierter Bildung nach den großen internationalen Schulvergleichsstudien wie PISA, den Wandel des Bildungspolitik-Verständnis hin zu einer ‚evidence based policy‘ sowie eine starke Dynamik in der kommunalen Bildungslandschaft mit dringlichen Themen wie der Expansion frühkindlicher Bildung, dem Ausbau von Ganztagsschulen und der Bildung für Menschen mit Behinderungen. 

Als entscheidende Gelingensfaktoren für Bildungsberichterstattung nannte er Kontinuität sowie Indikatoren gestützte Berichte, die den gesamten lebenslangen Bildungsweg miteinbeziehen. Bei der Umsetzung gibt es laut Prof. Dr. Baethge zwei Möglichkeiten: entweder durch eine unabhängige verwaltungsexterne Einrichtung oder eine bei der kommunalen Verwaltungsspitze angesiedelte Stabstelle. In beiden Fällen müssten kritische Unabhängigkeit und politische Unterstützung gesichert sein. Diskriminierung und dysfunktionale Konkurrenz zwischen Bildungseinrichtungen sollten vermieden werden.

Eine Neugewichtung von Bildung seit PISA bestätigte auch Klaus Hebborn, Beigeordneter Bildung, Kultur und Sport im Deutschen Städtetag, in seinem Impulsvortrag. Er wies darauf hin, wie wichtig eine Zusammenarbeit im Nahbereich ist, und dass diese zur Bündelung von Kräften und Ressourcen eine organisatorische Struktur braucht, zum Beispiel in Form eines Bildungsbüros, von Bildungskonferenzen oder Lenkungsgremien. 

Außerdem betonte Klaus Hebborn, dass die kommunale Bildungslandschaft nicht der Schullandschaft entspricht und er eine weitergehende Einbindung, zum Beispiel von Eltern oder der Zivilgesellschaft, für erforderlich hält. Bildungsmonitoring und Bildungsberichte gehen für ihn Hand in Hand und fungieren als wichtige Steuerungselemente für die Politik und den Ressourceneinsatz. Zu den wesentlichen Anforderungen an einen Bildungsbericht zählte er Standardisierung, Regelmäßigkeit, die Erfassung aller Bereiche des lebenslangen Lernens, der kulturellen und der non-formalen Bildung, eine interdisziplinäre Zusammenarbeit sowie erste Handlungsempfehlungen.

Wichtige Erkenntnisse aus seinen Erfahrungen von „Lernen vor Ort“ sind die Klärung von Zuständigkeit, die Einbeziehung der statistischen Ämter und der Kommunalpolitik sowie die Nutzung von Bildungsberichten als Marketing-Instrument. Denn gut gemachte Bildungsberichte können zum einen entscheidende Impulsgeber für Entwicklungen und Engagement vor Ort sein und zum anderen auch ein Marketing dafür, die Kommunen im Inneren zu motivieren, sich stärker für Bildung zu engagieren. Insgesamt gibt es derzeit ca. 70 Bildungsberichte in Deutschland, das entspricht 15 bis 20 Prozent der größeren Städte. Beim Auf- oder Ausbau der Bildungsberichterstattung können die Transferagenturen die Kommunen unterstützen.

Im dritten Impulsvortrag stellte Philipp Bley von der Firma Robotron das IT-Instrumentarium als Werkzeug des Bildungsmonitorings vor. Robotron entwickelte das browserbasierte Tool im Auftrag des Bundesministeriums für Bildung und Forschung (BMBF) im Rahmen des Projektes „Lernen vor Ort“. Gemeinsam mit 40 Kommunen wurden die Anforderungen definiert; als technologische Basis der Software dient Oracle.

Entscheidende Aufgabe des IT-Instrumentariums ist es, die Kommunen dabei zu unterstützen, Daten zu sammeln, auszuwerten und zu präsentieren. Das Tool besteht aus drei Komponenten: Einem Dashboard, in dem zentrale Informationen für Entscheidungsträger oder den eigenen Bedarf dynamisch aufbereitet werden, dem Bereich „Answers“, in dem die Daten analysiert und daraus Wissen generiert wird, sowie einer „Pflegeanwendung“, mit der die Kommunen möglichst einfach Daten in das Tool einspeisen können. 

Als technische Leistungsmerkmale benannte Philipp Bley insbesondere die zentrale Datenhaltung in der Kommune, wodurch alle Nutzer auf dieselbe Datenquelle zugreifen können, und die Datenbank im Hintergrund, mit der auch eine Vielzahl von Daten schnell und sicher ausgewertet werden kann. Fachlich erfüllt die Software umfangreiche Funktionen und aktualisiert darüber hinaus unter anderem automatisch Berichte, Grafiken etc., sobald neue Daten hochgeladen werden. Um den Teilnehmern des Fachtags einen konkreten Einblick zu geben, präsentierte er abschließend eine Live-Demo des IT-Instrumentariums mit Schulungsdaten.

Die erste Arbeitsgruppe startete mit zwei Vorträgen von Referenten aus der Stadt Leipzig und dem Landkreis Lippe, die konkrete praxisnahe Hinweise für die Einführung von Bildungsberichterstattung beinhalteten. Der erste Referent, Mario Bischof von der Stadt Leipzig, wies die Teilnehmer darauf hin, wie wichtig es bei der Bildungsberichterstattung ist, sich ein System aufzubauen und sauber zu arbeiten, damit der Bildungsbericht den Stellenwert erhalten kann, den er einnehmen sollte und den er verdient. Hierzu ist es unter anderem erforderlich, sich mit allen Beteiligten abzustimmen, die Erwartungen und Ziele immer wieder aufs Neue abzugleichen, und dem Bericht auch Handlungen folgen zu lassen. Auch Dr. Claudia Böhm-Kasper vom Kreis Lippe betonte in ihrem Vortrag die Relevanz eines Bildungsmonitoring-Systems. Entscheidend seien außerdem die interne und externe Akzeptanz, der Rückhalt der politischen Spitze sowie die Partizipation aller relevanten Akteure. 

Anschließend folgte der Erfahrungsaustausch zwischen Referenten und Teilnehmern. Dabei wurden die verschiedenen Lösungsansätze in den beiden Kommunen erläuternd gegenübergestellt, und es wurde deutlich, dass es immer mehrere Wege gibt, um ein Ziel zu erreichen. Zu den zentralen Fragen der Teilnehmer zählte die Verwendung des Berichts, der aktuell unter anderem in verschiedenen Gremien im Kreis Lippe eine gute Diskussionsgrundlage für die Politik bildet. Auf die Nachfrage zum Datenschutz empfahlen die Referenten die Einbindung der kommunalen Datenschutzbeauftragten. Deutlich wurde außerdem der Bedarf an ausreichend Ressourcen.

In der AG II standen praxisnahe Informationen zum IT-Instrumentarium und dessen konkreten Anwendungsbereichen sowie die Interpretation von Daten, der Einsatz finanzieller Ressourcen, die ämterübergreifende Nutzung und die Entwicklung einer internen Datenkultur im Vordergrund. Christian Kattenbeck, Mitarbeiter im Bildungsmonitoring der Stadt Herne, beschrieb den Entstehungsprozess in seiner Kommune, der durch „Lernen vor Ort“ neuen Schub erhalten hatte. Bereits drei Bildungsberichte der Stadt Herne sind erschienen, hierfür wurden mehrere Softwarelösungen nebeneinander verwendet.

In der in den Vortrag integrierten Diskussion wurden die Potenziale zur Umsetzung, mögliche Schwierigkeiten sowie eigene Erfahrungen thematisiert. Potenziale wurden insbesondere in einer ämterübergreifenden Nutzung gesehen, die allerdings umfassende Ressourcen, Schulungen der Mitarbeiter und klare Instruktionen seitens der politischen Ebene erfordern. Bei den Schwierigkeiten wurde unter anderem ein potenzieller Vergleich der einzelnen Funktionseinheiten angesprochen, der politisch und persönlich zu Spannungen führen könnte. Eigene Erfahrungen lagen überwiegend mit Excel, Verwaltungsprogrammen oder auch Statistik-Software wie SPSS vor.

In der dritten Arbeitsgruppe präsentierte Melanie Abeling am Beispiel des Landkreises Osnabrück die Steuerung durch Bildungsmonitoring im Rahmen des kommunalen Bildungsmanagements. Dabei ging sie insbesondere auf die Herausforderungen bei der Implementierung ein und stellte die gegenseitige Abhängigkeit von Bildungsmonitoring und Bildungsmanagement in den Vordergrund. Wichtig sei außerdem, alle Akteure einzubinden, da sich die Struktur und die Verwaltungskultur nur so nachhaltig ändern lassen.

In der anschließenden Diskussion zeigte sich, dass die Steuerung, die durch Bildungsmonitoring notwendig wird, ein Kooperationsverständnis in den Organisationseinheiten voraussetzt, das häufig erst noch aufgebaut werden muss, worin viele  Teilnehmer eine zentrale Herausforderung sahen. Als weiterer Gelingensfaktor für die Implementierung wurde unter anderem ein gutes Zusammenspiel der Verwaltungs- und der politischen Spitze im Sinne eines nachhaltigen Denkens formuliert. Als entscheidende Phasen des Entwicklungsprozesses wurden die Bestimmung von Indikatoren, die Erhebung von Daten sowie die Diskussion und Ableitung von Handlungsempfehlungen benannt.