Newsletter TRANSFERkompakt November 2020

Thema: Digitale Moderation – ein praxisorientierter Leitfaden.

Die Gesellschaft befindet sich im Wandel. Kommunikationswege und -prozesse verändern sich grundlegend; nicht zuletzt aufgrund der zunehmenden Digitalisierung in allen Lebensbereichen, die durch die Covid-19-Pandemie eine zusätzliche Beschleunigung und Relevanz erfahren hat. Videokonferenzen und Online-Veranstaltungen sind aktuell das Mittel der Wahl, um im Team virtuell zusammenzuarbeiten, Netzwerkstrukturen zu pflegen und die Öffentlichkeit zu informieren; gar ganze Bereiche unseres Lebens (zum Beispiel Schule und Wirtschaft) aufrechtzuerhalten. So stieg die Nutzung von Videokonferenzen durch die Corona-Krise um 120 Prozent an (Losse-Müller et al. 2020). Auch im datenbasierten kommunalen Bildungsmanagement (DKBM) ist die (digitale) Kommunikation von großer Bedeutung. Digitale Sitzungen ermöglichen die ortsunabhängige Zusammenkunft von Lenkungsgruppen, Arbeitskreisen und Projekttreffen. Größere Veranstaltungen wie Bildungskonferenzen, Berufsmessen und Fachtage werden inzwischen vollständig digital umgesetzt. Gleichzeitig ergeben sich daraus auch neue Anforderungen an die Organisation und Moderation von digitalen Formaten. In diesem Artikel tragen wir Erfahrungen zusammen, um Bildungsakteure, die sich aktuell mit der Durchführung von digitalen Formaten auseinandersetzen, konkrete Hilfestellungen und Tipps mitzugeben, gesammelt in einer Checkliste.

Was sollte bei der Auswahl einer geeigneten Videokonferenz-Lösung beachtet werden?

Zunächst sieht man sich mit der Herausforderung konfrontiert, die richtige Videokonferenzlösung auszuwählen. In diesem Zusammenhang tauchen Fragen auf wie: Welchen Funktionsumfang soll die Lösung haben, welche Voraussetzungen muss die technische Infrastruktur erfüllen, welche Hardware (Kamera, Mikrofon) benötige ich und was ist mit dem Thema Datenschutz? Bevor diese Fragen im Einzelnen geklärt werden, ist es wichtig, sich zu überlegen, welche Zielgruppe angesprochen werden soll und welches Format (z.B. Webinar, Videokonferenzen, hybride Veranstaltung) hierfür benötigt wird. Anschließend kann gezielt nach einer Videokonferenzlösung gesucht werden. Dazu bietet sich die bedarfsgerechte Priorisierung der Funktionen nach der MoSCoW-Methode an (MoScoW = M-„Must-have“; S-„Should-have“; C- „Could-have“, W-„Won’t“, vgl. GDD-Praxishilfe DS-GVO XVI). Die folgenden Funktionen sollte eine Videokonferenz-Software in jedem Fall anbieten können:

  • Übertragung der Videobilder aller Teilnehmenden und Ton
  • Bildschirmfreigabe, damit das Geschehen auf dem eigenen Bildschirm von allen Teilnehmenden verfolgt werden kann
  • Upload-Möglichkeit von z.B. PowerPoint-Präsentationen oder auch kurzen Videos zur Vorführung in der Online-Sitzung
  • Textchat
  • Abstimmungen/Umfragen
  • Interaktives Whiteboard (vergleichbar einem Flipchart bzw. einer Tafel)
  • Aufzeichnung der Sitzung in Bild und Ton
  • ggf. Erstellen weiterer virtueller Räume (sog. Break-out-rooms) für Gruppenarbeiten

Darüber hinaus können weitere Kriterien zur Bewertung der Videolösung herangezogen werden, wie unterstützte Plattformen (z.B. unterstützter Browser, Web-App, iOS, Windows), Service und Support, Setup (Einladungen verschicken), Benutzerfreundlichkeit der Bedieneroberfläche und Schnittstellen (z.B. Microsoft Office, CRM Systeme, Clouddienste) sowie Datenschutz/Sicherheit (DSGVO-Konformität, Auftragsverarbeitung, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und verwendete kryptographische Verfahren, vgl. Bundesinstitut für Sicherheit in der Informationstechnik 2020).

Worauf gilt es bei der Nutzung einer Videokonferenz-Lösung zu achten?

Nachdem die Videokonferenzlösung ausgesucht wurde, gilt es sich als Moderator/-in mit der Soft- und Hardware vertraut zu machen. So können Sie kleinere technische Probleme (z.B. durch den Browser gesperrte/-s Kamera/Mikrofon, Rückkoppelungen) selbst bzw. in Abstimmung mit der IT-Abteilung beheben. Auch der Umgang mit den zur Verfügung stehenden digitalen Werkzeugen (z.B. Whiteboard, Umfragen, Bildschirm teilen) sollte im Vorfeld geübt und getestet werden. Die Unterstützung durch ein/-e Co-Moderator/-in während einer digitalen Sitzung ist zu empfehlen, damit sich die für die Moderation zuständige Person ganz auf diese Aufgabe konzentrieren kann. Ein Moderationsplan, der Verantwortlichkeiten und Aufgaben festlegt, ist sehr hilfreich. Sie merken: In der Vorbereitung auf eine Online-Sitzung ist im Vorfeld vieles zu beachten: Zeit- und Ablaufplan erstellen, Einladung mit Link und wichtigen Hinweisen an die Teilnehmenden versenden (Hinweise zu den Systemvoraussetzungen und Datenschutz, Verhaltensregeln, notwendige Materialen und Unterlagen wie Präsentationen, Kontaktmöglichkeit bei Problemen, Termine für einen Techniktest sowohl für die Teilnehmer/-innen als auch Referent/-innen anbieten). Darüber hinaus kann ein weiter Laptop eingerichtet werden und am Tag der digitalen Sitzung als Backup zur Verfügung stehen.

Am Tag vor der Online-Sitzung ist darauf zu achten, dass alle Updates auf dem Laptop installiert sind, auf dem Desktop keine vertraulichen Informationen zu sehen sind, Hintergrundprogramme ausgeschaltet werden und keine sonstigen technischen Schwierigkeiten auftreten können. So kann gegebenenfalls noch rechtzeitig die IT-Abteilung hinzugezogen werden. Zudem ist ein Testlauf der Online-Sitzung (Teilen des Bildschirms, Hochladen der Präsentation, Abspielen von Videos, Start einer Umfrage, Erstellen von Break-out-rooms und evtl. der Einsatz anderer Tools) sehr wichtig, um kleinere Probleme offen zu legen und zu beseitigen. Auch das Zusammenspiel der Moderation mit der Co-Moderation kann in diesem Zusammenhang geübt werden. Wir haben Ihnen diese und weitere wichtige Aspekte für die Moderation und Organisation einer digitalen Sitzung in einer Checkliste zusammengefasst.

Fazit: Es braucht gute Vorbereitung – und etwas Mut

Die Auswahl und vor allem die Nutzung einer Videokonferenz-Lösung ist auf dem ersten Blick komplizierter als es in der Wirklichkeit tatsächlich der Fall ist. Das Wichtigste ist, mutig zu sein und neue Dinge auszuprobieren. Mit der Zeit stellt sich ein Übungseffekt ein und Sie werden im Umgang mit dem Tool sicherer. Gepaart mit einer guten Vorbereitung steht einer erfolgreichen Sitzung im virtuellen Raum nichts entgegen. Zuletzt noch ein Hinweis: Sprechen Sie sich außerdem frühzeitig mit der IT-Abteilung sowie der/dem Datenschutzbeauftragen ab. Denken Sie daran, dass alle in der gleichen Situation sind wie Sie, und die meisten noch nicht viele Erfahrungen mit der Organisation und Moderation von Videokonferenzen gesammelt haben. Für alle ist die Situation noch immer außergewöhnlich und dementsprechend muss auch nicht von vornherein alles perfekt sein.

Autor: Nils Holtmann, Transfermanagement, Transferagentur Niedersachsen